Certidão de regularidade do FGTS (CRF) 2026: como emitir

Certidão de regularidade do FGTS (CRF) é o documento emitido pela Caixa Econômica Federal que prova que a empresa está em dia com o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. O nome oficial é Certificado de Regularidade do FGTS, e muita gente procura também por "certidão FGTS Caixa". Nas licitações, ele é a prova de regularidade com o FGTS exigida na habilitação: a Lei 8.036/1990 (art. 27) torna a apresentação do CRF obrigatória na "habilitação e licitação promovida por órgão da administração federal, estadual e municipal".

Este texto explica o que o certificado atesta, o passo a passo para emitir sem custo no site da Caixa, a validade curta que faz dele o documento que mais vence no kit, os erros mais comuns na consulta e o que fazer em cada um.

O que o CRF atesta

O certificado declara que o empregador está regular perante o FGTS. A Caixa considera regular quem está em dia com as contribuições da Lei 8.036/1990, com as contribuições sociais da Lei Complementar 110/2001 e com eventuais empréstimos feitos com recursos do fundo, olhando três aspectos: o financeiro (pagamento do que é devido), o cadastral (consistência das informações da empresa e dos empregados) e o operacional (recolhimentos feitos conforme as regras vigentes).

A Caixa administra o fundo e, por isso, é a única emissora do documento. Nas palavras dela, o CRF "é o único documento que comprova a regularidade do empregador perante o Fundo de Garantia".

Empresa sem empregado também precisa dele quando o edital pede, e consegue: a regularidade de quem não tem obrigação de depositar é atestada do mesmo jeito, desde que a empresa esteja cadastrada no sistema do FGTS e com as declarações em ordem. O caminho está na seção de erros, mais abaixo.

Como emitir a certidão de regularidade do FGTS: passo a passo

A consulta é pública, gratuita e imediata, no serviço Consulta Regularidade do Empregador, no site da Caixa. Não precisa de login nem de certificado digital:

acesse a Consulta Regularidade do Empregador, em consulta-crf.caixa.gov.br;
em "Tipo de Inscrição", escolha CNPJ (empregador pessoa física usa o CPF);
em "Inscrição", digite o CNPJ somente com números e deixe o campo UF em branco. A Caixa explica que a UF só é preenchida quando a consulta é feita pelo CNPJ básico (os oito primeiros dígitos), e aí é a UF do estabelecimento;
clique em consultar. Se a empresa estiver regular, a página informa a situação e libera o certificado;
abra o CRF para visualizar e imprimir, ou salve em PDF. O certificado traz o número, a data de emissão e a data de validade, e pode ser impresso em papel comum, quantas vezes for preciso;
na mesma página fica o histórico dos certificados dos últimos 24 meses, útil para comprovar regularidade numa data passada.

Se a empresa não estiver regular, a consulta não devolve nenhum certificado. A seção de erros mais comuns mostra o que cada situação significa.

A razão social e o endereço que aparecem no CRF vêm do cadastro da Receita Federal, os mesmos do cartão CNPJ, e o CEP é validado na base dos Correios. Endereço desatualizado no certificado se corrige pelo Conectividade Social ICP V2 ou numa agência da Caixa; se o logradouro sai diferente do cartão CNPJ, a Caixa orienta conferir o CEP no site dos Correios.

Não há taxa nem intermediário, e não é preciso pedir o CRF na agência: quem está regular emite pela internet. Quem não tem acesso à internet pode pedir a emissão em qualquer agência da Caixa.

Como o órgão confere o certificado

A autenticidade é garantida pela própria Caixa, que deve ser consultada sempre que o CRF é apresentado em papel. O pregoeiro faz isso na mesma consulta pública, conferindo a data de emissão, a data de validade e o número do certificado no histórico do empregador.

Validade: 30 dias, o gargalo do kit

O Manual de Regularidade do Empregador da Caixa é direto: "O CRF é válido em todo o território nacional pelo prazo de 30 dias contados da data de sua emissão." É a validade mais curta do kit de habilitação, empatada com a certidão do TCU, e por isso ele é o documento que mais aparece vencido em sessão de pregão.

Duas regras ajudam a não ficar descoberto:

dá para renovar antes de vencer. O CRF é renovável a partir do quinto dia anterior ao vencimento (o 26º dia de validade), desde que a empresa continue regular. A consulta tem a opção de renovação do certificado;
a renovação antecipada não anula o anterior. A empresa passa a ter dois certificados vigentes, e o antigo vai para o histórico, com todos os efeitos legais mantidos.

A aritmética é impiedosa: quem participa de licitações com frequência precisa renovar o CRF todo mês, sem exceção. A boa notícia é que a renovação é a consulta de sempre, dois minutos no site. O problema nunca é o trabalho, é lembrar; vencimento monitorado resolve.

O contraste com o resto do kit ajuda a planejar: a CNDT vale 180 dias, a certidão conjunta da Receita e da PGFN também vale 180, as certidões estaduais e municipais têm a validade que cada Fazenda define, e o CRF, junto com a do TCU, é o que mais renova.

Erros mais comuns e o que fazer em cada um

A consulta pode não liberar o certificado por motivos bem diferentes. Os mais frequentes, com o que a Caixa orienta em cada caso:

"As informações disponíveis não são suficientes para a comprovação automática"

É a mensagem que mais assusta, e quase nunca quer dizer dívida grande. A Caixa explica que o empregador fica sem o ateste pela internet quando há "impedimentos à certificação automática, como por exemplo: débitos, inadimplência em empréstimos com recursos lastreados com o FGTS, indícios de irregularidades, ausência ou inconsistências nas informações cadastrais da empresa e de seus empregados ou sejam necessárias verificações adicionais".

O que fazer: descobrir qual é o impedimento. Para recolhimentos até a competência 02/2024, ele aparece no serviço "Regularidade FGTS" do Conectividade Social ICP V2 (com certificado digital) ou em qualquer agência da Caixa. Corrigido o problema e apresentados os comprovantes, a Caixa atualiza os sistemas e o certificado volta a sair. O canal Gestão de Demandas do FGTS, acessado com certificado digital ICP-Brasil, também recebe pedidos de liberação.

"Empregador não Cadastrado"

Aparece quando a empresa nunca entrou no sistema do FGTS. É o caso típico da empresa recém-aberta e da empresa sem empregado.

O que fazer: o cadastramento acontece com o primeiro recolhimento ou com a primeira declaração. Quem não tem empregado declara a ausência de fato gerador (o "sem movimento") na competência de abertura. Depois do processamento, o CRF é liberado em até 5 dias úteis. O MEI sem empregados está dispensado dessa declaração, mas precisa pedir o cadastramento no canal Gestão de Demandas do FGTS, no serviço "Cadastramento CRF" do produto MEI (Micro Empreendedor Individual), com certificado digital ou Token Conectividade, ou numa agência, levando o ato constitutivo e o comprovante de inscrição no CNPJ.

Matriz regular, filial irregular (ou o contrário)

A empresa pode ter CRF para a matriz e para cada filial, mas a Caixa amarra as duas pontas: "o CRF da matriz está condicionado à sua regularidade e à de suas filiais, bem como o certificado das filiais está condicionado à regularidade da matriz". Uma filial com recolhimento em atraso derruba o certificado da matriz que vai para o envelope.

O que fazer: consulte o CNPJ de cada estabelecimento, encontre o que tem pendência e regularize nele. E confira se o CNPJ do certificado é o mesmo do licitante: se quem participa é a filial, o edital pede os documentos dela.

Recolhimento em atraso ou com diferença

Depósito mensal não pago, pago a menor, só o rescisório sem o mensal, ou contribuição social da LC 110 faltando. A Caixa chama isso de débito ou de indício de irregularidade (ausência de recolhimento, recolhimento parcial, diferença de recolhimento).

O que fazer: quitar o que falta pelas guias do FGTS. Para débitos antigos, a guia de regularização (GRDE) é emitida no Conectividade Social ICP ou na agência. A situação atualiza depois do processamento do pagamento.

Parcelamento sem a primeira parcela, em atraso ou rescindido

Parcelar não libera o certificado na hora. A Caixa é explícita: "O empregador poderá emitir o CRF após o processamento do pagamento da primeira parcela do acordo." Quem precisa do certificado com pressa antecipa essa parcela. Parcela vencida e não paga também bloqueia o CRF, e três parcelas em atraso, consecutivas ou não, rescindem o acordo do FGTS (na contribuição social da LC 110 bastam duas).

O que fazer: pagar a parcela atrasada; se o acordo foi rescindido, reparcelar o saldo ou quitar.

Débito do FGTS Digital ou já migrado para a PGFN

Desde a competência 03/2024 o FGTS é recolhido pelo FGTS Digital, e a Caixa avisa que as pendências dessa fase "são de responsabilidade da SIT e da PGFN", a Inspeção do Trabalho e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Além disso, as dívidas de FGTS inscritas em dívida ativa e não parceladas começaram a ser migradas da Caixa para a PGFN em 1º de junho de 2026.

O que fazer: pendência de competência a partir de 03/2024 se acompanha nos canais da Inspeção do Trabalho, como o próprio FGTS Digital; dívida inscrita já migrada se consulta e se negocia nos canais da PGFN, como o Regularize, o mesmo portal usado para a dívida ativa da União. A Caixa só reflete a regularidade depois que a informação chega dessas fontes.

Débito em discussão

Nem todo débito notificado impede o certificado. O manual da Caixa exclui do impedimento, entre outros, o débito "sob defesa administrativa" e o débito em cobrança judicial com embargos acatados e "garantido na sua totalidade pela penhora ou depósito judicial". Fora dessas situações, débito contestado sem garantia continua travando.

O CRF não tem uma versão "positiva com efeitos de negativa" como as certidões fiscais: ou a consulta libera o certificado, ou não libera. Somado aos prazos de processamento, é por isso que ele não admite véspera: descobrir a irregularidade na semana da sessão costuma significar perder a disputa.

MEs e EPPs: o alívio que vale aqui também

A regularidade com o FGTS integra o grupo fiscal, social e trabalhista da habilitação (artigo 68 da Lei 14.133/2021), e para micro e pequenas empresas vale a regra da Lei Complementar 123/2006: a comprovação é exigível na assinatura do contrato, com cinco dias úteis, prorrogáveis, para sanar pendências. Dá para disputar enquanto regulariza; não dá para assinar irregular.

No SICAF, o CRF entra sozinho

Para licitações federais, o SICAF espelha a situação do FGTS puxando a informação da fonte. Fornecedor com CRF válido aparece regular no cadastro, e a maioria dos pregões federais confere por ali, sem pedir o PDF. O que não muda: venceu o certificado, o cadastro acusa, e a habilitação reprova do mesmo jeito.

O documento pequeno que derruba propostas grandes

Nenhuma exigência do kit é tão fácil de cumprir e tão frequente em desclassificação quanto o CRF. Ele não mede capacidade, não mede experiência, não mede fôlego financeiro; mede só disciplina. E é exatamente por isso que reprovar nele dói: a proposta era boa, o preço era competitivo, e o contrato foi para o segundo colocado por um documento de dois minutos.

Perguntas frequentes

Como emitir a certidão de regularidade do FGTS?

Pela Consulta Regularidade do Empregador, no site da Caixa (consulta-crf.caixa.gov.br). Escolha CNPJ, digite o número sem pontos, deixe a UF em branco e consulte. Se a empresa estiver regular, o CRF aparece para visualizar e imprimir, sem custo e sem login.

Quanto tempo vale a certidão do FGTS?

30 dias contados da emissão, a validade mais curta do kit de habilitação, empatada com a certidão do TCU. O certificado pode ser renovado a partir do quinto dia antes do vencimento, desde que a empresa continue regular.

O que significa a mensagem de que as informações não são suficientes para a comprovação automática?

Que existe algum impedimento à emissão automática: débito, parcelamento em atraso, inconsistência cadastral da empresa ou dos empregados, ou necessidade de verificação adicional. O impedimento aparece no serviço Regularidade FGTS do Conectividade Social ICP ou em uma agência da Caixa, e o certificado volta a sair depois da regularização.

Empresa sem empregado consegue tirar o CRF?

Consegue, desde que esteja cadastrada no sistema do FGTS. O cadastramento acontece com a declaração de ausência de fato gerador na competência de abertura. O MEI sem empregados pede o cadastramento no canal Gestão de Demandas do FGTS ou em uma agência da Caixa.

Parcelei a dívida do FGTS. Quando o CRF volta a sair?

Depois do processamento do pagamento da primeira parcela do acordo. Se precisar do certificado antes do vencimento dessa parcela, a Caixa orienta antecipar o pagamento. Parcela em atraso volta a bloquear o CRF.

A filial com pendência impede o CRF da matriz?

Sim. Segundo a Caixa, o CRF da matriz depende da regularidade dela e das filiais, e o das filiais depende da regularidade da matriz. É preciso regularizar o estabelecimento que tem pendência.

Fontes oficiais

Textos e caminhos de acesso revisados em 15 de outubro de 2026:

Por onde continuar

O panorama do kit completo, com a validade de cada certidão: certidões para habilitação.
A certidão trabalhista, com validade seis vezes maior: CNDT: como emitir.
A certidão federal de tributos e dívida ativa, que prova a regularidade previdenciária junto: certidão de dívida ativa da União.
A certidão da Fazenda do seu estado, com o caminho de cada UF: certidão estadual.
Como a Acumi lê editais: metodologia.
Veja os editais abertos no ramo da sua empresa: consulta por CNPJ.

Certidão de regularidade do FGTS (CRF): como emitir na Caixa