O SICAF é o Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores, o cadastro que o governo federal consulta para saber se a sua empresa está apta a ser contratada. Ele é gratuito, funciona inteiramente pela internet e, sem pelo menos o primeiro nível preenchido, a sua empresa não disputa um pregão eletrônico federal.
Este texto explica o que o cadastro resolve, quais são os seis níveis, como fazer o seu, quanto custa, o que costuma travar e o que ele ainda não cobre.
O que é o SICAF
O SICAF é um subsistema do SIASG, o sistema de compras do Executivo federal. Ele reúne, num lugar só, os dados cadastrais, jurídicos, fiscais, trabalhistas, técnicos e contábeis de quem quer fornecer material ou serviço para a Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional. As regras de funcionamento estão na Instrução Normativa SEGES nº 3, de 2018.
Vale desfazer uma confusão comum logo no começo: o SICAF não é um lugar onde você procura licitação. Ele não publica edital, não avisa de nada e não vende nada. É um cadastro, e quem o consulta é o órgão comprador, na hora de conferir se quem ganhou o certame pode mesmo assinar o contrato.
Outra coisa que ele não faz é validar a sua empresa por análise humana. As antigas unidades cadastradoras, os postos físicos onde se entregava papel, foram extintas. Hoje o preenchimento é seu, a conferência é do órgão, e boa parte dos dados entra sozinha por integração com a Receita Federal.
Para que ele serve na prática
O SICAF existe para trocar pilha de documento por consulta.
Sem ele, cada empresa teria que anexar a mesma dezena de certidões em cada licitação de que participasse, e cada pregoeiro teria que conferir tudo de novo, do zero. Com ele, a Administração faz uma consulta e enxerga a situação atual do fornecedor. A Instrução Normativa diz isso com todas as letras: a verificação de conformidade para habilitação poderá ser comprovada por meio de prévia e regular inscrição cadastral no Sicaf.
A Lei 14.133/2021, a atual Lei de Licitações, sustenta o mesmo mecanismo no artigo 70, inciso II: a documentação de habilitação pode ser substituída por registro cadastral emitido por órgão ou entidade pública, desde que isso esteja previsto no edital e o registro siga a lei. Note a condição, porque ela importa: quem manda é o edital. Se ele exigir um documento fora do que o seu cadastro cobre, você entrega esse documento, cadastro ou não.
E o SICAF não para de importar depois que você vence. A cada pagamento, o órgão consulta o sistema para verificar se as condições de habilitação continuam de pé. Cadastro irregular no meio da execução do contrato costuma virar pagamento travado.
Os seis níveis do cadastro
O cadastro é fatiado em seis níveis, e essa divisão é proposital: nem toda contratação exige tudo. Você preenche o que o edital pedir.
- Nível I, credenciamento. Dados da empresa, sócios e dirigentes, e pelo menos uma linha de fornecimento, que é o que você diz que vende. É o mínimo para disputar pregão, dispensa eletrônica e cotação.
- Nível II, habilitação jurídica. Contrato social, estatuto ou equivalente, conforme a natureza jurídica. Upload seu.
- Nível III, regularidade fiscal federal e trabalhista. Aqui está a melhor parte: as certidões federais, o FGTS e a certidão trabalhista chegam por compartilhamento de dados entre os órgãos, sem você subir arquivo nenhum. Só entram manualmente as decisões judiciais que afetem a sua regularidade.
- Nível IV, regularidade fiscal estadual, distrital e municipal. Essas são suas para providenciar, porque o governo federal não tem acesso automático às bases dos outros entes. Se a empresa é isenta, o sistema tem campo para isso.
- Nível V, qualificação técnica. Atestados de capacidade técnica, registro em entidade de classe, certificações. Só é exigido quando o objeto pede.
- Nível VI, qualificação econômico-financeira. Balanço patrimonial e demonstrações contábeis, mais a certidão negativa de falência ou recuperação judicial. É onde entram os índices contábeis que o edital costuma fixar.
Um detalhe que economiza trabalho no começo: para participar de uma licitação eletrônica basta o nível I. Os documentos dos demais níveis só passam a ser cobrados de quem vence, para fins de habilitação e contratação. Ou seja, dá para entrar na disputa antes de ter a papelada toda pronta, desde que ela esteja pronta quando você ganhar.
MEI, pessoa física e empresa estrangeira
O SICAF aceita pessoa jurídica de qualquer porte, MEI incluído, e também pessoa física que forneça ao governo. A exceção está no artigo 20 da Instrução Normativa: empresas estrangeiras que não funcionem no País não são cadastradas no SICAF, e comprovam habilitação por outro caminho, previsto no edital.
Como se cadastrar, passo a passo
- Tenha o acesso. Uma conta gov.br com selo de confiabilidade verificado resolve; um certificado digital e-CPF ou e-CNPJ no padrão ICP-Brasil, inclusive em nuvem, também. Quem faz o cadastro precisa ser sócio, responsável pela pessoa jurídica na Receita Federal ou o responsável indicado pelo cadastro no SICAF.
- Entre pelo Compras.gov.br. No portal, o caminho é a área do fornecedor e, dentro dela, o SICAF Digital.
- Vá em Credenciamento. Informe o CNPJ e confira os dados que já vieram da Receita Federal: razão social, CNAE, natureza jurídica, porte. Você não digita isso, só verifica.
- Complete sócios e dirigentes. A lista vem da Receita, mas alguns campos e anexos ficam por sua conta, e a falta de um deles é motivo de pendência.
- Cadastre a linha de fornecimento. Pelo menos uma. É por ela que o sistema entende o que a sua empresa oferece.
- Salve. O SICAF não tem salvamento automático. Anexar arquivo e sair da tela sem clicar em Salvar significa não ter anexado nada.
- Suba os documentos dos outros níveis conforme o edital que você pretende disputar exigir.
O próprio catálogo de serviços do gov.br estima algo em torno de dez minutos para o serviço. Na vida real, o tempo que conta não é o do preenchimento, é o de reunir certidão estadual, municipal e balanço, quando eles fazem falta.
Preciso mesmo de certificado digital?
Essa é a dúvida mais repetida sobre o SICAF, e a resposta na internet está dividida por um bom motivo. O texto da Instrução Normativa de 2018 fala em acesso por certificado digital ICP-Brasil, e é por isso que tanta página afirma que ele é obrigatório. As orientações atuais do Compras.gov.br, porém, admitem o acesso por conta gov.br com selo de confiabilidade ou por certificação digital.
Na prática: tente primeiro pela conta gov.br, que é gratuita. Se o seu perfil de acesso não passar, o certificado digital é o caminho garantido, e ele acaba sendo útil em outros pontos da vida da empresa de qualquer jeito.
Quanto custa
O cadastro em si é gratuito. A Instrução Normativa é explícita ao dizer que o fornecedor que precisar se cadastrar antes de assinar contrato o faz sem ônus.
O que pode custar dinheiro fica em volta:
- o certificado digital, se você optar por ele;
- taxas de emissão de certidões estaduais ou municipais, que variam por ente;
- o custo de fechar o balanço, se a empresa ainda não fecha.
As certidões federais, a de FGTS e a trabalhista são gratuitas, e no SICAF elas nem passam pela sua mão.
O que costuma travar o cadastro
O sistema sinaliza "pendência cadastral" quando alguma coisa impede que o nível seja considerado regular. Os motivos são sempre os mesmos:
- campo obrigatório em branco;
- documento que deveria ter upload e não tem;
- certidão ou balanço patrimonial vencido;
- nenhuma linha de fornecimento cadastrada;
- sócio ou dirigente com cadastro incompleto;
- cadastro inativo.
Existe ainda uma causa que não depende de você. Como os dados do SICAF são sincronizados com a Receita Federal, uma irregularidade no CNPJ lá aparece como pendência aqui, sem que ninguém tenha feito nada de errado no sistema. Quando a pendência surge do nada, o primeiro lugar para olhar é a situação cadastral do CNPJ na Receita.
Manter o cadastro em dia
O registro cadastral vale por um ano em âmbito nacional, e a manutenção é automática enquanto CPF e CNPJ estiverem válidos na Receita Federal. Só que esse prazo de um ano não alcança as certidões: cada documento de cunho fiscal, trabalhista, previdenciário, de FGTS e o balanço patrimonial tem validade própria, e mantê-los atualizados é obrigação do fornecedor.
Se o pior acontecer e um documento vencer bem no dia do pregão, ainda há saída: ao fornecedor inscrito com documentação vencida no sistema é facultado apresentar a versão atualizada ao pregoeiro no momento da habilitação. Serve como rede de segurança, não como plano. Chegar ao certame com o cadastro regular evita uma conversa que você não controla.
O SICAF basta para vender para o governo?
Não, por duas razões diferentes.
A primeira é de alcance. O SICAF é federal. Estados e municípios mantêm cadastros próprios, e é neles que você precisa entrar para disputar as compras deles. A Lei 14.133/2021 aponta para a unificação, ao determinar no artigo 87 que a Administração use o registro cadastral unificado disponível no PNCP e ao vedar que o órgão exija cadastro complementar só para o interessado acessar o edital e os anexos. A direção está dada, mas a transição ainda não terminou, e na prática quem vende para prefeitura continua tendo cadastro de prefeitura.
A segunda razão é mais simples: cadastro não é venda. Estar apto é o pré-requisito. Depois dele vêm as duas perguntas que decidem o resultado, que são onde encontrar os editais abertos e o que cada um deles exige de você.
Essa segunda pergunta é onde a maioria tropeça. O edital some, entre anexos e termo de referência, exigências de qualificação técnica, prazos, garantias e documentos que o SICAF não cobre, e descobrir isso na véspera da sessão custa caro.
Se quiser ver antes como a leitura é feita e o que ela devolve, a metodologia está publicada.
Perguntas frequentes
O cadastro no SICAF é pago?
Não. O cadastro é gratuito e feito pela internet, no portal de compras do governo. Desconfie de cobranças para "cadastrar" ou "renovar" o SICAF: são serviços de terceiros, nunca uma taxa oficial.
Preciso de certificado digital para me cadastrar no SICAF?
Não necessariamente. O acesso é pela conta gov.br, e uma conta com selo de confiabilidade adequado serve. O certificado digital é um dos caminhos de elevação da conta, não o único.
Qual nível do SICAF preciso para participar de licitação?
O nível I, de credenciamento, já permite participar. Os demais níveis reúnem as informações que a habilitação confere, e vale completá-los para não correr atrás de documento com sessão marcada.
O que fazer depois de se cadastrar
Com o nível I concluído, a sua empresa já pode disputar. A partir daí a jornada tem mais dois passos, e os dois estão escritos aqui:
- Reunir a papelada de habilitação, que é a parte que mais elimina empresa boa por detalhe: veja quais certidões o edital vai pedir.
- Achar contratação que combine com o que você vende, sem varrer portal na mão todo dia: veja como encontrar editais abertos no PNCP.