Certidões para habilitação: os documentos que o edital vai pedir

Habilitação é a fase em que o órgão confere se a empresa que ganhou a disputa pode mesmo assinar o contrato. Ganhar no preço e perder na papelada é o desfecho mais frustrante de uma licitação, e é comum, porque as certidões têm validades diferentes e uma delas vence muito mais rápido que as outras.

Este texto lista os documentos que aparecem na maioria dos editais, diz quem emite cada um, quanto tempo vale, e o que ainda dá para fazer quando um deles vence na hora errada.

As quatro habilitações que a lei prevê

A Lei 14.133/2021 organiza a habilitação em quatro blocos, e o edital escolhe o que exigir dentro de cada um:

• Jurídica: prova de que a empresa existe e de quem pode assinar por ela. Contrato social, estatuto, ata de eleição da diretoria.
• Técnica: prova de que a empresa já fez algo parecido. Atestados de capacidade técnica, registro em conselho de classe quando o objeto exige.
• Fiscal, social e trabalhista: o bloco das certidões, o mais padronizado e o que mais elimina empresa por descuido.
• Econômico-financeira: prova de que a empresa aguenta o contrato. Balanço patrimonial, índices contábeis, certidão de falência.

Os três primeiros blocos variam muito de edital para edital. O bloco fiscal, social e trabalhista é quase sempre o mesmo, e é dele que trata a maior parte deste texto.

As três certidões federais

Se o seu edital é federal, ou se ele copia o padrão federal, e a maioria copia, são estas três que aparecem sempre. Todas são gratuitas e saem na hora pela internet.

Certidão Negativa de Débitos relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União. Emitida em conjunto pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Desde a Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014, ela é uma só e já inclui as contribuições previdenciárias, o antigo INSS, que antes tinha certidão própria. Vale 180 dias.

Certificado de Regularidade do FGTS, o CRF. Emitido pela Caixa Econômica Federal, prova que a empresa está em dia com os depósitos do fundo. Vale 30 dias. Guarde esse número, porque é ele que costuma estragar a festa.

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, a CNDT. Emitida pela Justiça do Trabalho, no site do TST. Ela não olha processo trabalhista em andamento: olha dívida já reconhecida e inscrita no banco nacional de devedores. Vale 180 dias.

Quando a empresa tem débito mas ele está parcelado ou suspenso, o sistema emite uma certidão positiva com efeito de negativa. Ela vale tanto quanto a negativa para fins de habilitação, e não adianta esconder: o edital aceita as duas.

Estadual e municipal, onde a coisa varia

Além das federais, o edital costuma pedir regularidade com a Fazenda do estado e do município da sede da empresa. Aqui não existe padrão nacional: cada secretaria tem o seu sistema, o seu prazo de validade e a sua fila. Algumas emitem na hora, outras levam dias, e algumas cobram taxa.

Duas armadilhas frequentes:

• Empresa isenta ainda precisa provar a isenção. Se você não é contribuinte de ICMS, por exemplo, o caminho não é deixar o campo vazio, é apresentar a certidão de não contribuinte ou a declaração que o estado emitir.
• A certidão certa é a da sede, não a da obra. Salvo quando o edital diz o contrário, o que vale é o domicílio fiscal da empresa.

Vale conferir esses prazos com antecedência uma vez, anotar quanto tempo cada um leva no seu município e no seu estado, e nunca mais descobrir isso na véspera.

A certidão que quase ninguém lembra

No bloco econômico-financeiro, além do balanço, aparece a certidão negativa de falência, recuperação judicial e recuperação extrajudicial, emitida pelo cartório distribuidor da comarca da sede.

Ela é esquecida porque não é uma certidão de tributo, não sai no mesmo lugar das outras e não tem validade nacional padronizada: quando o próprio documento não traz prazo, o edital costuma fixar um, muitas vezes 90 dias da emissão. Se o edital exigir qualificação econômico-financeira, procure por ela cedo.

Quando o edital cobra, e de quem

Uma mudança da Lei 14.133/2021 que muda o planejamento: os documentos de habilitação são exigidos apenas do licitante vencedor, salvo quando a fase de habilitação antecede a de julgamento, o que o edital tem que dizer. Os documentos de regularidade fiscal, então, só são cobrados do licitante mais bem classificado, e depois do julgamento das propostas.

Na prática isso quer dizer que você entra na disputa sem anexar nada e recebe um prazo curto para apresentar tudo depois de vencer. É bom e é perigoso ao mesmo tempo: bom porque tira trabalho de quem não vai ganhar, perigoso porque o prazo para reunir a papelada agora é contado em horas, não em semanas.

O prazo que salva a ME e a EPP

Microempresas e empresas de pequeno porte têm uma proteção específica na Lei Complementar 123/2006. Se houver restrição na comprovação da regularidade fiscal e trabalhista, a ME ou EPP tem cinco dias úteis, contados do momento em que é declarada vencedora, prorrogáveis por igual período a critério da Administração, para regularizar a situação, pagar ou parcelar o débito e emitir a certidão.

Duas leituras importantes desse benefício:

• Ele cobre restrição, não ausência. A empresa apresenta o documento com a pendência; ela não deixa de apresentar.
• Se o prazo passar sem regularização, o efeito é perder o direito à contratação, e a Administração convoca o próximo colocado ou revoga a licitação.

Documento vencido nem sempre é o fim

Vale conhecer as saídas, mesmo sem contar com elas.

A primeira está no artigo 64 da Lei 14.133/2021. Depois de entregues os documentos, não se admite substituir nem apresentar documento novo, mas a Administração pode sanar erros ou falhas que não alterem a substância dos documentos e a sua validade jurídica, por despacho fundamentado. É o dispositivo que separa formalismo de mérito, e ele existe para evitar que a proposta mais vantajosa caia por um detalhe corrigível.

A segunda vale para quem tem cadastro no SICAF: ao fornecedor inscrito cuja documentação esteja vencida no sistema é facultado apresentar a versão atualizada ao pregoeiro no momento da habilitação. Se você ainda não tem esse cadastro, vale entender o que é o SICAF e como se cadastrar, porque ele resolve boa parte dessa conferência sozinho.

As duas saídas dependem de terceiros decidirem a seu favor. Chegar com tudo válido continua sendo a única estratégia que depende só de você.

Como não perder prazo por causa de papel

O problema real não é emitir certidão, que hoje leva minutos. É lembrar. São documentos com calendários diferentes, emitidos por órgãos diferentes, e o de prazo mais curto, o CRF do FGTS, vence doze vezes por ano.

O que funciona é ter um lugar só onde os documentos ficam guardados com a data de validade visível, e olhar esse lugar antes de decidir disputar, não depois de ganhar. Pode ser uma pasta com uma planilha ao lado. O importante é a data estar à vista.

E, antes disso, tem a pergunta que vem primeiro: este edital exige exatamente o quê da minha empresa? Porque a lista deste texto é a lista comum, e o edital sempre tem os seus acréscimos.

Perguntas frequentes

Quais certidões um edital de licitação costuma pedir?

O núcleo é o mesmo em quase todo edital: regularidade com a Fazenda federal, estadual e municipal, certificado de regularidade do FGTS (CRF), certidão negativa de débitos trabalhistas (CNDT) e, na qualificação econômico-financeira, a certidão negativa de falência.

As certidões são pagas?

As do kit básico são gratuitas e saem pela internet: Receita, FGTS pela Caixa e CNDT pelo TST. A de falência varia por tribunal estadual, gratuita na maioria deles.

Certidão vencida desclassifica?

Sim, no momento da habilitação. A exceção é para micro e pequenas empresas: pela Lei Complementar 123/2006, a regularidade fiscal e trabalhista só é exigida na assinatura do contrato, com cinco dias úteis, prorrogáveis, para regularizar.

Por onde continuar

• Se você ainda não tem cadastro federal, comece por o SICAF, o que é e como se cadastrar.
• Se a papelada já está resolvida e falta contratação para disputar, veja como encontrar editais abertos no PNCP.